Vedeli ste, že v prípade, ak pred poriadkom na stole uprednostňujete organizovaný chaos, strávite v práci až 14 hodín ročne hľadaním?
Vyhľadávanie podľa určitého systému (abecedného, tématického,…) je omnoho efektívnejšie ako prehrabávanie sa v nekonečných stohoch papierov.
Ako z toho chaosu von?
1. Potrebujete systém
Vytvorte si jasný systém triedenia a organizácie dokumentov na stole. Pretrieďte všetky papiere a odstráňte až 80% z nich, ktoré nepotrebujete, ako napríklad vytlačené e-maily a staré poznámky.
2. Menej je viac
Obmedzte počet osobných predmetov na stole. Môžete si nechať jednu fotografiu, ktorá vás motivuje, ale vyhnite sa preplnenému stolu momentkami, ktoré vás rozptyľujú.
3. Správna organizácia
Vytvorte si plniaci systém pre projekty, na ktorých momentálne pracujete. Zakladače so súvisiacimi dokumentmi si ponechajte na stole, ale ostatné menej často používané veci uložte do zásuvky.
4. Poriadok v dokumentoch
Premyslite si, ako a kde budete ukladať kontakty, zamestnanecké manuály, právne dokumenty a iné dôležité materiály. Ak máte problémy s ich nájdením, pravdepodobne máte príliš veľa nepotrebných materiálov. Uložte ich na vhodné miesto, aby ste mohli efektívne vyhľadávať dôležité informácie.
5. Dnu a von
Vytvorte systém pre vstup a výstup. Môžete si vyhradiť jedno miesto pre prijaté materiály a druhé pre spracované dokumenty. Ďalšiu zásuvku si ponechajte pre podklady, ktoré budete potrebovať neskôr.
6. Vsaďte na kontinuálnosť
Priebežne trieďte poštu a rýchlo ju vybavujte, delegujte alebo plánujte. Neodkladajte spracovanie dokumentov na neskôr, aby sa vám nekumulovali a nezaberali vám priestor na stole.
7. Preč so zbytočnosťami
Ak máte na stole časopisy či iné nepotrebné dokumenty, mali by mať vyhradené miesto mimo pracovného stola, aby nevytvárali neporiadok a neodvádzali vašu pozornosť.
8. Prehľadné kontakty
Vizitky ukladajte do vizitkára (rotačného, škatuľového, blokového) hneď po ich získaní. Dôležité kontakty uložte priamo do mobilu či počítača – zoradené abecedne, podľa povolania alebo firmy.
9. Post-it nálepky či zápisník?
Namiesto používania nalepovacích papierikov, používajte jeden poznámkový blok, do ktorého si rýchlo zapíšete všetky poznámky, úlohy, telefónne čísla alebo odkazy. Znížite tak riziko straty dôležitých poznámok.
10. Bez plánu ani na krok
Pravidelne si plánujte čas. 15 minút pred koncom pracovného dňa alebo pred začiatkom ďalšieho dňa si vytriedte prijaté dokumenty a stanovte si ciele a priority na nasledujúci deň.
