V prípade, že pred poriadkom na stole uprednostňujete organizovaný chaos, strávite v práci až 14 hodín ročne hľadaním. Vyhľadávanie podľa určitého systému (abecedného, tématického,…) je omnoho efektívnejšie ako prehrabávanie sa v nekonečných stohoch papierov.
- Všetky papiere na stole pretrieďte. Až 80% z nich (vytlačené e-maily, staré poznámky, …) nepotrebujete.
- Jedna fotka na pracovnom stole je akurát dosť. Ak vás fotka priateľa, rodiny alebo obľúbeného miesta motivuje k lepším výkonom, dobre. Ale ak máte stôl plný momentiek iba vás zbytočne rozptýlia.
- Vytvorte si plniaci systém. Na stole si nechávajte len zakladače s projektami, na ktorých práve pracujete. Ostatné menej často používané veci uložte do zásuvky.
- Porozmýšľajte, kam a ako si budete ukladať kontakty, zamestnanecké manuály alebo právne dokumenty. Ak sa vám často stáva, že dôležité materiály nemôžete nájsť, pravdepodobne si ukladáte veľa tých nepotrebných.
- Kontrolujte príjem a výdaj. Vyhraďte si jeden priestor na prijaté a jeden na spracované materiály. Ďalšiu zásuvku si rezervujte na podklady určené na neskorí termín.
- Poštu trieďte priebežne – vybavujte, delegujte, plánujte – hlavne neodkladajte na neskôr.
- Časopisy majú mať vyhradené miesto, najlepšie mimo stola, aby nerozptyľovali.
- Vizitky ukladajte do vizitkára (rotačného, škatuľového, blokového) hneď ako ich dostanete. Ak máte viac času, kontakty uložte do súboru v počítači abecedne zoradeného podľa povolania alebo firmy.
- Namiesto nalepovacích papierikov používajte jeden poznámkový blok, do ktorého si rýchlo poznačíte úlohu, telefónne číslo alebo odkaz.
- Pravidelne plánujte – 15 minút pred koncom pracovného dňa alebo pred jeho začiatkom vytrieďte prijaté dokumenty a určite na čo sa zameráte.
