Hoci sa môže zdať, že multitasking je efektívny nástroj, pomocou ktorého urobíte viac práce za kratší čas, viaceré výskumy (a aj moje osobné skúsenosti) ukazujú, že v skutočnosti to tak vôbec nie je.
Práve naopak, multitasking znižuje produktivitu a vedie k väčšiemu počtu chýb, znižuje psychickú pohodu a zvyšuje stres. A to je pravý opak minimalistického prístupu k životu, kedy cieľom je minimalizovaním negatív maximalizovať pozitívny výsledok svojej činnosti.
Čo je to multitasking?
Multitasking je vykonávanie viacerých činností naraz. Môže sa zdať, že je to super riešenie pre všetkých zaneprázdnených ľudí, ale nie je tomu tak. Multitasking funguje len pri činnostiach, ktoré máme zautomatizované (ako šoférovanie auta kedy vieme naraz vykonávať rôzne pohyby každou končatinou a nemusíme sa na ne nejak špeciálne sústrediť).
Funguje aj pri takých, kde každá samostatne nevyžadujú príliš veľa sústredenia (napríklad športovanie popri počúvaní podcastov, rozhovor s deťmi popri skladaní prádla,…).
Nefunguje ale v prípade, že obe (či viaceré) činnosti vyžadujú naše plné sústredenie (napr. šoférovanie a telefonovanie, práca na PC a pritom odpisovanie na maily).
Minimalizmus nefunguje ani pri mimopracovných úlohách ako je starostlivosť o deti alebo o domácnosť, lebo ľahko skĺznete k tomu, že budete mať všetko rozrobené ale nič nedokončené.
Aké sú negatívne účinky multitaskingu?
Ako minimalistka sa otázkou produktivity zaoberám často a naozaj som si overila, že snaha robiť príliš veľa vecí naraz, sa nevypláca. Nedosiahnete výsledky skôr ani rýchlejšie. Naopak, multitasking môže mať niekoľko negatívnych účinkov na produktivitu aj psychickú pohodu.
Znížená efektivita
Pri multitaskingu často dochádza k častému prepínaniu úloh, čo si vyžaduje čas, aby sa váš mozog znovu sústredil a prispôsobil každej novej úlohe. Toto neustále prepínanie môže viesť k neefektívnosti a plytvaniu časom pri prechode medzi úlohami. Môže tiež viesť k strate dynamiky a brániť vašej schopnosti dostať sa do stavu hlbokého sústredenia potrebného pre komplexné úlohy.
Keď sa snažíte robiť viacero vecí naraz, môže byť náročné venovať každej úlohe pozornosť, ktorú si zaslúži. To môže viesť k chybám a omylom. Keď budete úlohy plniť s väčšou chybovosťou, k požadovanému výsledku sa dostanete pomalšie práve kvôli nutnosti opráv a riešeniu vzniknutých chýb. Nabaľuje sa tak aj čas potrebný na dokončenie úlohy.
Zvýšený stres a preťaženie
Žonglovanie s viacerými úlohami súčasne môže vyvolať pocit preťaženia a zvýšenú úroveň stresu. Neustály tlak na zvládanie viacerých požiadaviek môže viesť k pocitu preťaženia, čo môže mať negatívny vplyv na celkovú pohodu a duševné zdravie. Zvyšuje sa pocit úzkosti, čo môže po nejakom čase viesť dokonca až k vyhoreniu.
Zhoršenie pamäte
Multitasking môže vášmu mozgu sťažovať efektívne kódovanie a vyhľadávanie informácií. Keď je vaša pozornosť rozdelená medzi viacero úloh, môže byť náročné udržať a presne si vybaviť informácie. To môže viesť k výpadkom pamäte a ťažkostiam pri učení a uchovávaní nových informácií.
Utrpia rozhodovacie funkcie mozgu
Multitasking môže negatívne ovplyvniť vašu schopnosť prijímať správne rozhodnutia. Keď je vaša pozornosť rozdrobená, môžete prehliadnuť dôležité detaily alebo nezohľadniť všetky relevantné faktory. Vaše rozhodnutia môžu byť vďaka tomu unáhlené alebo neoptimálne, čo môže mať za následok zlé výsledky alebo premárnené príležitosti.
Zlyhanie komunikácie
Multitasking môže brániť efektívnej komunikácii. Keď sa venujete viacerým úlohám, je náročnejšie aktívne počúvať a plne porozumieť informáciám počas rozhovorov alebo stretnutí. Výsledkom môžu byť nedorozumenia, nesprávna komunikácia a napäté (pracovné, ale aj osobné) vzťahy.
Znížená kreativita
Pri rozptýlenej pozornosti trpí aj vaša kreatívna stránka. Vašu schopnosť prinášať nové nápady, inovovať a riešiť problémy bude oslabená.
Čo je lepšie ako multitasking?
Proste pravý opak – robiť jednu vec, v jednom čase, s plnou sústredenosťou a nasadením, bez vyrušovania a odvádzania pozornosti.
Zavedením týchto stratégií sa môžete vyhnúť sa horeuvedeným negatívnym účinkom multitaskingu, dosiahnuť vyššiu produktivitu, a tým aj lepšiu spokojnosť a psychickú pohodu. Poďme si to rozmeniť na drobné:
To-do list a brain dump
Vytvorte si zoznam úloh (to-do list), zapíšte všetko, čo potrebujete urobiť bez ohľadu na náročnosť, termíny, potrebné vstupy. Tým, že budete mať všetko zapísané na jednom mieste, budete vidieť čo všetko vás čaká a neskôr na nič nezabudnete.
Vyčistíte si tiež hlavu (brain dump) zapíšte si nielen úlohy ale aj poznámky k ním, ktoré vám napadajú (napr. Na čo nesmiete pri danej úlohe zabudnúť, možné riešenia, potrebné vstupy a pod.) – mentálne zaťaženie vyplývajúce z potreby pamätať si množstvo úloh a pripomienok môže byť často až paralyzujúce.
Prioritizácia
Keď už máte vytvorený zoznam úloh, stanovte ich priority na základe ich dôležitosti a deadline (termínu na dokončenie). Zoradenými úlohami prechádzajte postupe – jednu po druhej. Tak sa budete môcť sústrediť na dokončenie jednej úlohy naraz a vyhnúť sa rozptýleniu, ktoré prichádza s multitaskingom.
Pri zohľadnení termínov dokončenia a ich zahrnutí do prioritizácie sa výrazne zníži možnosť zmeškania dôležitých termínov (a následne zvyšovania vášho stresu). Môžete si pomôcť aj Paretovým pravidlom (80% času venujte 20% najdôležitejších úloh).
Jediná úloha
V zozname úloh si vyberte len jednu a tou začnite. Sústredenie sa na jedinú úlohu vám umožní venovať plnú pozornosť danej úlohe. Tak sa budete môcť sústrediť na dokončenie jednej úlohy naraz a vyhnúť sa rozptýleniu, ktoré prichádza s multitaskingom. Tým, že vaša pozornosť nebude odbiehať od jednej úlohy k druhej môžete, obmedzením počtu chýb, dosiahnuť vyššu kvalitu práce, tzn. celková produktivita práce bude vyššia.
Blokovanie času
Vyhraďte si na každú úlohu určité časové bloky a počas nich pracujte bez vyrušovania. Pomôže vám to udržať si lepšie sústredenie a vyhnúť sa rozptýleniu. Veľkosť blokov môže byť rôzna, podľa náročnosti úlohy si zvoľte buď blok na zvládnutie celej úlohy, alebo si ju rozdeľte na menšie časti. Ak ide o drobné opakujúce sa úlohy ako odpovedať na e-maily, platiť účty, a pod., môžete v rámci jedného bloku vykonať viacero takýchto úloh.
Minimalizovať rozptyľovanie
Akékoľvek prerušenia činnosti znamenajú viac a viac času na jej dokončenie. Okrem samotného času na prácu, budete potrebovať ďalší čas navyše, aby ste sa mentálne prepli späť do práce a znova sa zasústredili na danú úlohu. Odporúčam tiež vypnúť všetky zvuky a notifikácie nielen v mobile ale aj počítači.
Pri offline úlohách je vhodné dať ľuďmi naokolo vedieť, že nechcete byť rušení pri práci lebo potrebujete kľud a sústredenie. Môžete si dohodnúť nejaké vizuálne znamenie – napr. zavreté dvere, visačka či post-it lístok na dverách kancelárie a pod. Je vhodné si tiež vopred určiť, kedy máte čas na sústredenú prácu a kedy ste k dispozícii na spoluprácu a komunikáciu.
Prestávky
Možno to bude pre niekoho znieť prekvapivo, pretože prestávky považujete za vyrušenie a stratu času, ale krátke prestávky medzi jednotlivými časovými blokmi môžu zvýšiť produktivitu. Umožňujú mozgu vypnúť a načerpať nové sily. Naozaj vám môžu pomôcť udržať si sústredenie o niečo dlhšie a vyhnúť sa vyhoreniu.
Existujú rôzne metódy – mne sa napr. osvedčila mierne upravená technika Pomodoro, kedy striedam napr. 50 minútové bloky práce s 10 minútovými prestávkami. Originál Pomodoro hovorí o 25 minútach práce s 5 minútovou prestávkou, po troch opakovaniach nasleduje dlhšia 20 minútová prestávka no mne tieto krátke bloky nevyhovovali.
Prestávky sú dôležité nielen z pohľadu produktivity a sústredenia ale aj z pohľadu plánovania. Nezabúdajte na ne ani pri plánovaní si úloh v kalendári. Myslite na prestávky medzi úlohami, ako aj na presuny medzi jednotlivými miestami práce či stretnutiami. Prestávky môžu vám pomôcť vyrovnať časový sklz a tiež obmedziť meškanie vzniknuté pri presunoch.
Menej je viac
Multitasking znamená vykonávanie viacerých úloh súčasne, zatiaľ čo fokus znemaná sústredenie sa na jednu. Singletasking teda viac napĺňa filozofiu minimalizmu ako životného štýlu, kde sa snažíte robiť menšie množstvo aktivít, žiť s menším množstvom vecí a sústrediť sa len na to podstatné. Negatívne účinky multitaskingu naopak toto snaženie negujú a potláčajú.
Hoci sa minimalizmus a multitasking úplne nevylučujú, sústredenie sa len na jednu úlohu môže byť produktívnejší a minimalistickejší spôsob práce. Minimalizmus teda môže pomôcť zjednodušiť svoju prácu, môže viesť k sústredenejšiemu a cieľavedomejšiemu prístupu nielen v práci prácu ale aj celkovo v živote.
2 Responses